Кадровый учет — это не только трудовые договоры в папке. Это приказы о приеме и отпусках, графики, табели, личные карточки, воинский учет, уведомления в СФР и десятки сроков, которые нельзя пропустить. Мы в «Бухсфере» ведем кадры для компаний в Казани: от ИП с двумя сотрудниками до ООО со штатом 200+ человек и сменным графиком. Забираем на себя всю бумажную и электронную рутину, а вы получаете порядок в документах и уверенность при проверке ГИТ. Работаем по договору, с фиксированной ценой и персональным кадровиком, который знает ваш коллектив по именам.
С 2024 года штрафы за кадровые нарушения выросли, а ГИТ все чаще приходит по жалобе одного недовольного сотрудника. За отсутствие трудового договора — до 100 000 ₽, за задержку уведомления в СФР — до 5 000 ₽ за каждого работника, за неправильный график отпусков — предписание и повторная проверка. Добавьте сюда воинский учет: не сдадите отчет в военкомат — получите штраф до 400 000 ₽. Ошибка в одном приказе тянет за собой перерасчет отпускных и больничных, а восстановление документов задним числом — это недели работы и объяснения с инспектором.
Что входит в услугу «Ведение кадрового учета»
Берем на себя полный цикл кадрового делопроизводства — от оформления нового сотрудника до архива уволенных. Работаем в вашей 1С или в облачном сервисе, при необходимости восстановим документы за последние 3 года. Стоимость фиксированная: зависит от численности штата и текучести. Первые документы вы увидите в течение 2 рабочих дней после передачи данных. Ниже — что именно входит в услугу.
- Оформление приема, перевода и увольнения: трудовые договоры, приказы, личные карточки, заявления, соглашения — в день обращения.
- Ведение табелей учета рабочего времени, графиков сменности и отпусков, расчет и оформление отпускных, больничных, командировок.
- Полный воинский учет: постановка на учет и снятие, сверки с военкоматом, отчеты и уведомления в установленные законом сроки.
- Отчетность в СФР: ЕФС-1, уведомления о приеме и увольнении, сведения о стаже — сдаем без задержек и ошибок.
- Разработка локальных актов: ПВТР, положения об оплате труда и персональных данных, приказы и инструкции под вашу специфику.
- Подготовка к проверке ГИТ: аудит документов, устранение нарушений, ответы на запросы и сопровождение инспектора на месте.
Посчитаем стоимость ведения кадров для вашего штата? Получить расчет
“За 12 лет практики я убедилась: компании теряют деньги не на налогах, а на кадровых мелочах. Забыли уведомление в СФР, оформили отпуск без приказа — и вот штраф. Мы строим учет так, чтобы проверка была скучной: документы на месте, сроки закрыты.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не продаем часы и не берем отдельную плату за консультации внутри договора. Клиенты остаются с нами годами, потому что получают предсказуемый результат, живого специалиста на связи и четкие сроки. За каждым клиентом закреплен персональный кадровик, который знает специфику отрасли и помнит историю вашего коллектива. Вот что чаще всего отмечают руководители.
Персональный кадровик
За вами закреплен один специалист, а не общая очередь. Он отвечает на вопросы в течение часа в рабочее время, знает ваш штат и не переспрашивает одно и то же по десять раз.
Финансовая ответственность
В договоре прописана ответственность за пропущенные сроки: если штраф пришел по нашей вине — компенсируем его. Плюс страхование профессиональной ответственности на 3 млн ₽.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые клиенты задают чаще всего. Если своего не нашли — позвоните по 8 (800) 600 07 88, ответим без скриптов и продаж.
Стоимость зависит от численности штата и текучести. Для компании до 10 сотрудников ведение кадров обходится от 5 000 ₽ в месяц, 10–30 человек — от 9 000 ₽, свыше 30 — считаем индивидуально. В цену уже входит оформление приемов и увольнений, отпуска, табели, воинский учет и отчетность в СФР. Разовые работы — восстановление документов, аудит перед проверкой — оцениваем отдельно. Точную цифру назовем после короткого разговора: позвоните по 8 (800) 600 07 88.
Штрафы по ст. 5.27 КоАП: за отсутствие трудового договора — до 100 000 ₽, за нарушение оформления — до 50 000 ₽, повторно — до 200 000 ₽ или дисквалификация директора. Отдельно воинский учет: непредставление сведений в военкомат стоит до 400 000 ₽. Но опаснее деньги: без графика отпусков и приказов вы не сможете обосновать выплаты, а при увольнении сотрудник легко оспорит расчет в суде. Мы видели компании, которые после одной жалобы восстанавливали документы за три года.
По умолчанию работаем удаленно: большинство наших клиентов в Казани мы ни разу не видели вживую, и это нормально. Документы передаются по защищенному каналу или в облаке. Если нужен бухгалтер в офисе — приезжаем по договору в согласованные дни, например, для выдачи трудовых книжек или сопровождения проверки. Формат обсуждаем на старте и фиксируем в договоре.
Нет, забирать книжки не нужно. Мы ведем учет в электронном виде: если сотрудник выбрал бумажную книжку, вы вносите запись сами по нашей готовой формулировке, либо мы приезжаем и делаем это на месте. Хранение книжек остается у работодателя — это требование закона. Все остальные документы ведем мы, включая личные карточки, журналы и приказы.
Стандартный срок — один рабочий день, если данные сотрудника переданы до 15:00. При массовом приеме (от 5 человек) — до трех дней. Трудовой договор, приказ, личная карточка и уведомление в СФР оформляются одним пакетом. Если сотрудник уже работает без договора — сначала оформим задним числом, но аккуратно, чтобы не создать лишних рисков для компании.
Да, воинский учет входит в услугу. Ставим на учет и снимаем, ведем карточки, сверяемся с военкоматом, сдаем отчеты и отвечаем на запросы. С 2024 года требования ужесточились: повышены штрафы и расширен перечень сведений, которые нужно подавать. Мы отслеживаем изменения и напоминаем о сроках заранее, чтобы вы не узнали о них из протокола об административном правонарушении.
Это отдельная услуга — аудит кадровых документов. За 3–5 дней проверяем договоры, приказы, графики, личные карточки и воинский учет, составляем список нарушений с приоритетами. Дальше либо устраняем сами, либо готовим ответы на запрос ГИТ и сопровождаем инспектора. В большинстве случаев часть нарушений удается закрыть без штрафа — если действовать до вынесения предписания.
Да. Среди наших клиентов ИП с наемными сотрудниками, ООО на УСН и патенте, производственные компании и сфера услуг. Кадровый учет не зависит от налогового режима — правила ТК РФ одинаковы для всех. Единственная разница — численность и графики работы. Для микробизнеса у нас есть компактный тариф: договоры, приказы, отпуска и отчетность без лишней бюрократии.
Работаем в 1С:ЗУП, «Контур.Кадры», «СБИС» и облачных сервисах. Если у вас своя программа — ведем учет прямо в ней, доступ оформляем по договору. Если программы нет, предоставляем доступ к нашему облаку: вы в любой момент видите документы, табели и статус задач. Ничего покупать, устанавливать и настраивать не нужно.
Три способа: через защищенный файлообменник, по электронной почте с паролем или в общем облачном каталоге. Оригиналы приказов и договоров можно передавать курьером или привозить в офис — по договоренности. Каждую передачу фиксируем, чтобы не было споров о том, кто и когда получил документ. Для срочных вопросов есть телефон и мессенджеры.
Да, можно взять отдельные блоки: только оформление приемов и увольнений, только отчетность в СФР, только воинский учет или разовый аудит. Правда, практика показывает: вести кадры по частям дороже и рискованнее — на стыках между подрядчиками теряются сроки. Обычно клиенты через 2–3 месяца переходят на полное ведение кадрового учета.
