Кадровый аудит — это проверка того, как в компании оформлены трудовые отношения: договоры, приказы, личные дела, графики отпусков, локальные акты, табели, расчёты при увольнении. Заказывают его в Казани в трёх типовых ситуациях: перед проверкой ГИТ, при смене главбуха или кадровика и при масштабировании, когда штат вырос с 5 до 50 человек, а документы остались на уровне ИП. Мы идём по чек-листу из 120+ пунктов — так же, как это делает инспектор, — и на выходе вы получаете не «общие рекомендации», а список конкретных документов, которые надо переделать.
Штрафы за кадровые нарушения кусаются: до 130 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП за одно нарушение, а если нарушений несколько — суммируют по каждому. Отсутствие письменного трудового договора, невыплата компенсации за задержку зарплаты, пропущенный срок ознакомления с ЛНА — всё это «мелочи», которые всплывают именно на проверке. Хуже другое: без аудита ошибка живёт годами. Увольнение задним числом, неправильный расчёт отпускных, «серые» доплаты — и вот уже бывший сотрудник идёт в суд, а вы восстанавливаете его на работе с оплатой за всё время вынужденного прогула.
Что входит в услугу «Кадровый аудит»
Работаем в два этапа: сначала собираем документы и сверяем их с требованиями ТК РФ, Положения о воинском учёте и Правил ведения трудовых книжек, затем пишем отчёт. Аудит занимает от 3 до 10 рабочих дней — срок зависит от численности штата и количества «наследства» от предыдущего кадровика. Что именно мы проверяем:
- Трудовые договоры и допсоглашения: обязательные условия, сроки, ссылки на ЛНА, условия о зарплате и режиме работы.
- Локальные нормативные акты: ПВТР, положение об оплате труда, о персональных данных, о командировках — на актуальность и полноту.
- Личные дела, трудовые книжки и отчётность в СФР: сверяем записи, приказы, стаж и поданные ЕФС-1.
- Приказы и кадровые процедуры: приём, перевод, отпуска, дисциплинарные взыскания, увольнения — на юридическую чистоту.
- Воинский учёт: постановка на учёт, карточки, сверки с военкоматом, отчётность по формам и бронирование.
- Документы по охране труда: СОУТ, инструктажи, журналы, обучение по программам А и Б.
Проверим ваши кадровые документы и назовём сроки — обсудим задачу сегодня? Получить консультацию
“За 12 лет практики я почти не встречала компаний без кадровых ошибок — вопрос только в их цене. Самое частое: договор есть, но в нём нет условия о рабочем месте или отметки об ознакомлении с ПВТР. На проверке это уже нарушение.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не продаём «аудит ради галочки». За 9 лет работы в Казани через наши проверки прошло больше 400 компаний — от ИП с двумя сотрудниками до холдингов с обособленными подразделениями. Работает команда: аудитор по кадрам, главный бухгалтер и юрист по трудовому праву. Начинаем с короткого разговора, заканчиваем встречей-разбором отчёта и планом исправлений.
Отчёт с приоритетами
Каждое нарушение стоит в очереди по цене риска: сначала то, что грозит штрафом или судом, потом косметика. Вы сразу видите, что закрывать на этой неделе, а что подождёт.
Исправляем вместе с вами
Не бросаем вас с отчётом один на один: поможем переделать договоры, восстановить приказы и личные дела, подготовим недостающие ЛНА. Работаем в вашей 1С или в своих файлах.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают директора и главбухи перед началом аудита. Если своего не нашли — задайте его на консультации.
Цена зависит от численности штата и объёма документов. Для компаний до 10 человек аудит стоит от 25 000 ₽, до 30 человек — от 45 000 ₽, дальше считаем индивидуально, обычно 1 200–1 800 ₽ за сотрудника. В стоимость входит сбор документов, проверка по чек-листу, письменный отчёт с приоритетами и часовая встреча-разбор с аудитором. Отдельно оплачивается только восстановление документов, если вы решите поручить это нам. Точную смету называем после короткого разговора и просмотра списка документов — обычно на следующий день.
Стандартный срок — от 3 до 10 рабочих дней с момента, когда мы получили полный пакет документов. Компанию до 15 человек проверяем за 3–4 дня, штат 50–100 человек — за 7–10 дней. Если проверка ГИТ уже назначена, есть экспресс-формат: 48 часов, но работаем в таком режиме только по документам, которые вы успели собрать. Задержки обычно возникают не на нашей стороне, а на этапе сбора: личные дела лежат в разных кабинетах, часть приказов осталась у бывшего кадровика. Поэтому первый шаг — опросник, он помогает собрать всё за один-два дня.
Пакет из четырёх документов. Первый — отчёт о проверке: каждое нарушение с цитатой нормы ТК РФ или другого акта. Второй — реестр рисков: где штраф, где судебный спор с сотрудником, где просто неудобство, всё с оценкой в рублях. Третий — пошаговый план исправлений со сроками и ответственными. Четвёртый — шаблоны: недостающие ЛНА, допсоглашения, приказы, формулировки для трудовых договоров, адаптированные под вашу деятельность. Плюс часовая встреча, на которой аудитор разбирает отчёт и отвечает на вопросы. Всё в электронном виде и, если нужно, на бумаге.
Нет, оригиналы мы не забираем. Работаем с копиями: сканы, фото, выгрузки из 1С и «Кадрового дела». Оригиналы нужны только в одном случае — если вы заказываете выездную проверку и мы сверяем подлинники трудовых книжек. Тогда аудитор приезжает в офис в Казани и работает на месте, не вынося документы за пределы компании. Если боитесь передавать данные, подписываем соглашение о конфиденциальности и NDA — у нас есть готовый шаблон. Доступ к документам получают только два человека: аудитор и руководитель проекта.
Сам по себе аудит штраф не создаёт — он не является проверкой, и его результаты вы никому передавать не обязаны. Риск в другом: если нарушения есть, они уже есть, независимо от того, знаете вы о них или нет. Ст. 5.27 КоАП предусматривает до 130 000 ₽ для организации за первое нарушение и больше — за повторное. Наша задача — найти проблему, пока её не нашёл инспектор. По практике после аудита и исправлений около 80% выявленных нарушений закрываются без последствий: у ГИТ просто нет к ним вопросов на момент проверки.
Да, это отдельный блок. Проверяем, есть ли документы по воинскому учёту: приказ об организации учёта, план работы, карточки учёта, журналы проверок и сверок с военкоматом, отчётность по формам. Смотрим, поставлены ли на учёт все, кто должен, — а это не только срочники, но и граждане в запасе. Штрафы здесь ощутимые: до 50 000 ₽ по ст. 21.4 КоАП за непредставление сведений и до 400 000 ₽ по ст. 21.5 за непостановку на учёт. Отдельно проверяем бронирование, если оно у вас есть. Этот блок входит в общий аудит, доплачивать не нужно.
Смысл есть, и часто даже больше, чем в крупной компании. В маленьком штате кадровые документы обычно ведёт либо сам директор, либо бухгалтер «по совместительству», и именно там встречаются самые дорогие ошибки: нет ПВТР, трудовые договоры скачаны из интернета и не соответствуют реальности, отпуска не оформляются, а «оплачиваются на словах». При численности до 10 человек аудит занимает 3 дня и стоит от 25 000 ₽ — это дешевле одного штрафа. Плюс мы отдаём готовые шаблоны, и дальше вы ведёте кадры сами, без ежемесячной оплаты.
Да, около 70% наших аудитов проходят дистанционно. Документы вы присылаете в защищённую папку, общаемся по видеосвязи, отчёт и шаблоны получаете на почту. География не важна: работаем с компаниями по всей России. Если вы в Казани и удобнее встретиться, аудитор приедет в офис — выезд в пределах города входит в стоимость. Дистанционный формат никак не влияет на глубину проверки, разница только в способе передачи документов и подписания акта: можно обменяться сканами через ЭДО.
И находим, и исправляем — это две разные услуги, и вы решаете, брать ли вторую. Многие клиенты после отчёта исправляют всё своими силами: у нас есть шаблоны и план, этого достаточно. Если времени нет, берём исправление на себя: переделываем трудовые договоры и ЛНА, восстанавливаем приказы и личные дела, готовим недостающие документы по воинскому учёту и охране труда. Стоимость зависит от объёма — обычно от 15 000 ₽. Работаем в вашей 1С или в своих файлах, как удобнее.
Тогда работаем в режиме «пожарной команды». Первое: не пытайтесь задним числом сделать документы, которых не было, — инспектор видит это сразу по бумаге, чернилам и датам. Второе: сосредоточьтесь на том, что проверяют в первую очередь, — трудовые договоры, приказы о приёме, табели, расчётные листки, ознакомление с ЛНА. Мы за 1–2 дня делаем экспресс-аудит именно этих блоков и говорим, что закрывать в первую очередь. Полностью устранить все нарушения за два дня не получится, но снять самые дорогие риски — реально.
Позвоните по телефону 8 (800) 600 07 88 или оставьте заявку на сайте — перезвоним в течение рабочего дня. Дальше три шага. Первый: короткий разговор на 15–20 минут, чтобы понять численность, сферу и задачу. Второй: присылаем опросник и список документов, вы собираете их в удобном виде. Третий: подписываем договор, называем точную цену и срок, начинаем работу. Предоплата — 50%, остальное после сдачи отчёта. Никаких обязательств на этом этапе нет: если поймёте, что услуга не нужна, просто скажете.
